Amministrazione (ADM)

Il dipartimento amministrativo è responsabile della contabilità e della gestione del bilancio, che includono, ma non solo, la preparazione del bilancio, la pianificazione e la rendicontazione del bilancio, l’inventario dei beni di EGO, la gestione e la rendicontazione dei progetti UE. Il dipartimento è responsabile della gestione amministrativa delle risorse umane, nonché di rappresentare con il Direttore di EGO il Consorzio nei rapporti con la delegazione dei sindacati. È responsabile degli stage e dei tirocini. È inoltre responsabile degli appalti e dell’aggiudicazione dei contratti. Infine, è responsabile degli Affari generali, compresi i compiti necessari a garantire il funzionamento di EGO: Protezione Virgo, Trasparenza, Privacy.

competenze

Il team che lavora nel dipartimento amministrativo ha competenze nei seguenti campi:

• Contabilità e preparazione del bilancio
• Pianificazione finanziaria e reporting di bilancio
• Gestione della liquidità
• Gestione delle buste paga
• Contrattazione collettiva
• Gestione del processo di revisione dei dipendenti e dei programmi di formazione
• Organizzazione della selezione e dell’assunzione di nuovi dipendenti
• Negoziati e networking
• Processo di aggiudicazione dei contratti

human resources & general affairs

Gestione degli adempimenti operativi connessi alla gestione amministrativa del personale relativamente alle assunzioni, alle modifiche contrattuali e simili. Gestione del servizio esterno di Reception. Gestione degli adempimenti amministrativi relativi alla rendicontazione dei progetti Europei. Gestione degli adempimenti operativi connessi alla gestione amministrativa del personale relativamente alle presenze, all’emissione dei cedolini ed al pagamento delle spettanze salariali, delle missioni del personale EGO. Gestione dei processi formativi del personale. Aggiornamento dei documenti del Consorzio (ORG, welcome book, ecc…) Gestione del servizio esterno di Reception. Gestione dei percorsi di tirocinio e alternanza scuola/lavoro.

Finance & EU accountability

Gestione a livello amministrativo/contabile del Consorzio (ordini, fatture, mandati di pagamento, adempimenti erariali e doganali). Interfaccia con gli uffici bancari. Verifica della documentazione accompagnatoria alle fatture ai fini del pagamento. Computo delle stime a finire del Dipartimento. Gestione della cassa. Assistenza al consulente esterno incaricato alla redazione dei bilanci. Predisposizione della documentazione e nelle attività inerenti al Collegio Sindacale, gli Enti finanziatori del Consorzio e altri Organismi di controllo. Gestione dei cespiti del Consorzio al livello amministrativo/documentale. Gestione amministrativa parco auto EGO.

procurement

Gestione degli appalti e la loro aggiudicazione nel rispetto del Regolamento EGO e della normativa Italiana applicabile. Gestione degli adempimenti amministrativi relativi alle procedure di lavori, servizi e forniture. Creazione e gestione dell’Albo dei fornitori. Gestione dell’elaborazione degli acquisti tramite le piattaforme utilizzate da EGO. Pubblicazione degli atti e dei documenti richiesti dal Regolamento EGO.

Job & internship opportunities

Spontaneous job applications are more than welcome by sending to jobs@ego-gw.it CVs and EGO application form to be found here.